Descrizione
I documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici di ogni altro ente pubblico o pubblica amministrazione sono liberamente consultabili (Decreto legislativo 22/01/2004, n. 42, art. 122, com. 1).
Fanno eccezione:
- i documenti di politica estera o interna dello Stato su cui il Ministero dell'Interno ha emesso un provvedimento di riservatezza. Questi documenti diventano consultabili dopo 50 anni
- i documenti che contengono dati sensibili e dati giudiziari, i quali diventano consultabili dopo 40 anni
- i documenti che contengono dati sulla salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate, i quali diventano consultabili dopo 70 anni.
Solo il Ministero dell'Interno può autorizzare la consultazione di questi documenti per scopi storici (Decreto legislativo 22/01/2004, n. 42, art. 123).
Lo Stato, le regioni e ciascun altro ente pubblico possono inoltre disciplinare e regolare la consultazione per scopi storici dei propri archivi correnti e di deposito (Decreto legislativo 22/01/2004, n. 42, art. 124).
Chi accede agli archivi e ai documenti deve osservare la vigente normativa in materia di privacy.
In Comune di Firenzuola …
L’accesso alla documentazione dell’archivio di stato civile conservato dai Comuni, si specifica che ai sensi del Decreto (Presidente della Repubblica) 30/05/1989, n. 223, si pone il divieto di accesso degli estranei all’ufficio anagrafe e stato civile, escludendo la possibilità di consultare direttamente la documentazione in esso contenuta. Tale disposizione risulta confermata anche in vigenza del diritto alla consultabilità dei documenti anteriori all’ultimo settantennio sancito dalla legislazione archivistica agli articoli 122-127, Capo III Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza, ai sensi del Decreto legislativo (Stato Italiano) 22-01-2004, n. 42. Anche la circolare del Ministero dell’Interno, Ispettorato Centrale Archivi, n. 2135 del 30 ottobre 1996, emessa in seguito ad un quesito posto dalla Sovrintendenza archivistica per l’Emilia Romagna, specifica che gli atti di stato civile ed anagrafici “sono implicitamente soggetti a secretazione perenne” nei confronti di chi non abbia titolo. La circolare prevede che “un discorso diverso va fatto, invece, per le persone contemplate nella suddetta documentazione o, se non più in vita, per i loro discendenti, ascendenti e collaterali, per i quali automaticamente cade la tutela della riservatezza […]. Essi, pertanto, […] nel rispetto sempre della riservatezza delle altre persone estranee menzionate nei registri in questione, possono ottenere certificazione integrale di quei documenti, anche previa visualizzazione della parte degli atti che li riguardano”. Ne deriva che quanto previsto dai citati articoli 122-127, non può essere invocato quale legittimazione alla consultazione diretta integrale di registri e atti di stato civile.Ultimamente è stata emanata in materia la circolare del Ministero dell'Interno - Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali n. 66 del 5 maggio 2023. Sul tema, si veda anche l'articolo Elio Lodolini, La consultabilità dei documenti: un valore assoluto (inesistenza di una “secretazione perenne”), pubblicato in Archivi, VI-n.1 (gennaio-giugno 2011), pp. 17-21.
Approfondimenti
Chi vuole consultare archivi o documenti privati di interesse storico può farlo presentando domanda alla Soprintendenza.
I proprietari sono infatti obbligati a mettere a disposizione il materiale in loro possesso agli studiosi che fanno domanda. Le modalità di consultazione devono essere concordare con il soprintendente archivistico ed eventuali spese sono a carico dello studioso (Decreto legislativo 22/01/2004, n. 42, art. 127, com. 1).